Iedereen kan een congres organiseren. Een paar sprekers, een zaaltje, glaasje wijn erbij en klaar ben je. En soms is het ook niet veel meer dan dat. Maar soms ook wel. Welk onderwerp? Welk doel, welke sprekers, hoe lang per spreker, plenair of workshops, wanneer, waar, betaald of gratis? De lijst kan lang zijn als je het goed wilt doen.

Congres organiseren kost veel tijd

Een congres organiseren kost in ieder geval veel tijd. Gemiddeld kan één fulltime medewerker er weken mee bezig zijn. U kunt ook een gedeelte of het hele traject van organiseren uitbesteden aan een congresbureau. U bepaalt zelf welke taken u wilt uitbesteden aan het congresbureau en welke taken u in eigen beheer wenst te houden.

Wat kunnen wij betekenen voor congres organiseren?

• Vorm en inhoud van uw congres
• Programmaontwikkeling
• Sprekersselectie en sprekersbenadering
• Marketing en publiciteit
• Logistieke organisatie
• Administratie
• Opzet van een informatiemarkt

Cursussen en congressen ontwikkelen

Voordat wij een congres kunnen organiseren, moeten eerst de nodige vragen beantwoord worden. Deze vragen hebben te maken met de ontwikkeling van cursussen en congressen. Enkele voorbeelden zijn: wat is het beoogde doel van de bijeenkomst, voor wie is het bedoeld, wat is hun kennis- of kundeniveau, waarom zouden zij willen komen, etcetera.

Planning, logistiek en congres organisatie

Wie regelt samen met de drukker de aankondiging van de cursus of het congres? Wie stuurt bevestigingen en instructies naar de sprekers? Wie zit hen achter de broek voor het aanleveren van lezingteksten voor in de cursusmap? Wie spreekt samen met de marketeer de promotie activiteiten door en past die aan aan het marketingbudget? Wie boekt de locatie, regelt de catering, de gastvrouwen, de ontvangst, de apparatuur, de koerier, de bedankjes? Juist, het congresbureau neemt u veel werk uit handen tijdens de planning, logistiek en het organiseren van een congres!

Administratie van cursussen en congressen

Permeduc helpt u tevens in de laatste fase van het congres organiseren. Daarin komen vragen aanbod als: wie zorgt ervoor dat deelnemers ingeschreven worden en tijdig een bevestigingsbrief, een factuur en een routebeschrijving krijgen? Wie beantwoordt eerstelijns vragen (is er nog plaats, hoe laat begint het, krijg ik mijn map vooraf of op de dag, krijg ik een bewijs van deelname, waar is het ook al weer, hoe kom ik daar)?

Congres laten organiseren door Permeduc

Ook een congres organiseren? Ontdek hoe congresbureau Permeduc u hierbij kan helpen!